Oppsett

Det er minimum fire steg som bør være gjennomført for at timeboken skal hjelpe dere mest mulig i hverdagen:

• Det må finnes en timebok for hver behandler eller tjeneste dere har på klinikken (lab, behandler 1, behandler 2 etc.).

• Timebøkene bør fylles med timetyper som representerer hvilke behandlinger som tilbys.

• Timetypene bør planlegges inn i ukemaler som gjør det lettere å se hva som tilbys, og som muliggjør online booking av timene.

Ukemalene bør planlegges i en arbeidsplan som kan gå uker, måneder eller år fremover i tid.

Opprett timebok

Hver behandler på klinikken har gjerne hver sin timebok. Dersom dere får migrert data fra et annet system og over til EG Pasientsky, vil sannsynligvis timebøkene til dere hadde i det andre systemet være opprettet.

• Om denne timeboken skal være tilgjengelig for online booking.

• Hvilke pasienter som skal kunne bestille i denne timeboken.

• Om du ønsker å sette opp restriksjoner for timebestilling og avbestilling.

• Om du ønsker å motta SMS når pasienter bestiller eller avbestiller timer i timeboken. Det vil si at du vil motta SMS dersom en pasient bestiller eller avbestiller en time i din timebok (se hvor). Denne tjenesten vil i likhet med pasientvarsler påløpe klinikken kostnader på 1,01 kr per varsling (ekskl. mva.).

• Ønsker du at enkelte ansatte eller grupper skal motta varsler når en pasient avbestiller timer, legg til én eller flere i det angitte feltet (se hvor). Merk at eieren av timeboken automatisk får varsel.

  Når pasienten avbestiller timen vises et rødt varsel med antall på Avbestillinger-fanen under Timebokmodulen (se eksempel).

Merk at offentlig navn er det som vises til pasientene når de bestiller timer online. Internt navn er det som vises til dine kolleger på klinikken.

Begrensninger for bestilling

Dette er nyttig når man ønsker at kun én spesifikk gruppe pasienter skal kunne bestille timeavtaler i behandlers timebok. Eksempelvis vil en fastlege ønske at kun sine egne fastlegepasienter skal kunne bestille timer.

På “Hvilke pasienter skal kunne bestille i timeboken?” klikk pil ned, og velg hvilken pasientliste du vil skal ha muligheten til å bestille timer i denne kalenderen.

• Hvis du kun ønsker at en fastleges pasienter skal kunne bestille timer hos sin egen fastlege, velger du behandlers navn (dette bør være den samme som eieren av kalenderen.

• Hvis du velger alle pasienter på klinikken, kan alle pasienter på klinikken bestille time.

• Hvis du velger Klinikkens fastlegepasienter, vil pasienter som er på hvilken som helst fastlegeliste få bestille timer i denne behandlerens timebok.

Online tilgjengelighet

• For at timer skal være tilgjengelige online uten innlogging, må kalenderen være satt tilgjengelig online, og valget for hvem som kan bestille må være satt til Alle pasienter.

• Om du vil se hvordan timebøkene oppføres når pasienter skal bestille time kan du se rekkefølgen ved å klikke på knappen Rekkefølge (se hvor). Klikk og dra for å omorganisere den. Merk at kun aktive timebøker vises i vinduet.

Opprett timetype

1. Velg et navn og varighet på timen. Navnet vises til pasientene om timen er tilgjengelig for online booking (se hvor).

2. Velg hva slags timetype dette skal være (se hvor).

   • Vanlig time (timen er synlig på nett og i app for pasient selv om den ikke nødvendigvis er tilgjengelig for online booking).

   • Skjult time (ikke synlig for pasient, brukes ofte for administrativt arbeid).

   • Gruppetime (husk også å velge antall plasser).

3. Synlige opplysninger ved timebestilling på pasientportalen og i app:

   • Informer pasientene dine om estimert kostnad for time i feltet Normal pris.

   • Dersom du trenger å informere om en annen besøksadresse eller vil legge til en tilleggsbeskrivelse ved besøk, som er annen en klinikkens adresse kan du enkelt legge til det under Besøksadresse. I feltet Gate kan du også skrive i fritekst f.eks. I teltet ved siden av hovedinngangen (se hvor).

   • Velg om timen også være tilgjengelig som videokonsultasjon, husk å velg det under Kontaktflate. Les mer om videokonsultasjoner her.

   • Skal denne timen være en telefontime settes også det under Kontaktflate. Les mer om telefontimer her.

   • Skal du informere pasientene om noe ved booking kan du legge til tilleggsinformasjon eller automatisk dialog (se hvor).

     Merk at når du legger til Tilleggsinformasjon eller mal i Automatisk dialog, vil meldingen til pasienten merkes som Avsluttet, og pasienten kan ikke svare på den.

     Dersom du ønsker at pasienten skal svare på meldingen før timen, må det tydelig informeres at pasienten må ta kontakt med klinikken før timen.

4. Huk av for det som passer deg

   • Skal det sendes varslinger til pasienter når timen bookes? (se hvor). Timevarslinger er en betalt tilleggstjeneste som dere selv velger om dere vil benytte. Bekreftelse på timen sendes til pasienten 5 minutter etter at timen er satt opp, mens påminnelse sendes 48 timer før timen. Pasienten får også varsling om timen flyttes eller avbestilles. Pasienten kan også uavhengig av varslingene se sine kommende og tidligere timer i PatientSky-appen eller i pasientportalen.

   • Skal timen være tilgjengelig for online booking? Enkelte timetyper behøver ikke å være tilgjengelig online, selv om du har satt opp timeboken til å være det (se hvor).

5. Aktiver online begrensninger hvis dere ønsker å begrense pasientenes tilgang for online booking (se hvor).

6. Aktiver avbestilling om pasienter selv skal kunne avbestille timer, og eventuelle restriksjoner (se hvor).

7. Bruk timen som parallell time for å kunne sette opp pasienter på egentrening samtidig som du er ledig for vanlige konsultasjoner til samme tidspunkt (se hvordan). A10 taksten støttes for slike timetyper og kan legges til som en automatisk takst under fanen Regler.

Regler

Under fanen Regler legger du inn regler på timetypen. Dette kan være å sette opp automatiske takster eller å sette restriksjoner for hvilke pasienter som skal kunne booke denne timetypen. På denne måten kan man bruke samme timetype for flere timebøker.

Autotakster

I EG Pasientsky settes autotakster på timetypene. Gå til fanen Regler på timetypen, velg din timebok og de takstene du skal bruke for denne behandlingen (se hvordan).

Siden takstene som settes på timetypene kan knyttes til ulike timebøker, kan alle behandlere bruke de samme timetypene. Vi anbefaler at dere oppretter timetypene i fellesskap på klinikken, slik at dere unngår unødvendig mange like timetyper.

Når regningskortet opprettes, dannes grunnlaget for takstene ut fra hvilken timebok regningskortet opprettes fra.

For gruppetimer defineres IKKE automatiske takster under takster-fanen. Det settes ved å svare på spørsmål som synliggjøres når gruppetime velges. Les mer om oppsett og bruk av gruppetimer her.

Har du ikke tilgang til å opprette gruppetimer? Da mangler klinikken antagelig avanserte innstillinger, og du må ta kontakt med EG Pasientsky support.

Begrense hvilke pasienter som kan bestille timetypen

Dersom du ønsker at kun en spesifikk pasientliste skal kunne bestille én spesifikk timetype, kan du sette begrensninger for dette på samme måte som med timeboken.

Velg timetype, og gå til Regler. Trykk på Legg til regel (se hvordan).

Velg først hvilken timebok du ønsker at reglene skal gjelde for, deretter hvilken pasientliste som skal kunne bestille denne timetypen.

Når man setter opp restriksjoner for hvilke pasienter som skal kunne bestille denne timetypen, vil man kunne se dette ute i timeboken. Merk at dette forutsetter at du har huket av for visningssinnstillingen Tilgjengelig online (se hvor).

Opprett ukemal

Med ukemaler vet systemet når dere forventer å ta imot pasienter. Ukemalen strukturerer arbeidsdagene, sparer dere for museklikk og gir et raskere overblikk over ledige timer.

Smartluker

Når du bygger ukemalen din, kan du velge å legge til smartluker.

Eksempel: La oss si at du tilbyr mange ulike timetyper, som for eksempel behandling, undersøkelse, ordinær legetime, fornyelse av førekort o.l., alle av ulik lengde. For deg spiller det ingen rolle når de ulike timene tilbys i løpet av dagen - du ønsker at pasienten kan booke hvilken som helst time på alle oppgitte tidspunkt. Da huker du av for alle timene du ønkser å tilby i en smartluke.

Slik bygger du din ukemal med smartluker (se hvordan):

1. Dobbeltklikk på tidspunktet på dagen du ønsker at smartluken skal starte.

2. Velg Opprett timeluke.

3. Velg alle timetypene du ønsker å tilby fra listen. Du kan benytte søkefeltet for å søke etter timetyper. Merk at gruppetimer ikke kan velges i smartluker, da pasienten ikke skal ha mulighet til å bestemme starttidspunktet for en gruppetime.

4. Velg et sluttidspunkt for smartluken.

5. Velg et intervall, for eksempel: hver timetype skal tilbys hvert 10. minutt innenfor det valgte tidsrommet.

6. Velg alternativ for online synlighet.

7. Klikk Opprett timeluke.

Online synlighet

Dersom du har valgt å tilby online booking av timer, kan du for smartluken velge om alle timene skal være tilgjengelig for booking eller om du kun vil vise første ledige. Velger du “Vis kun første ledige” kan pasienten kun reservere den første timen i rekken, eller timer som slutter innen 15 minutter før neste time starter eller begynner innen 15 minutter etter en time har sluttet. Eksempel: Eksempelet under er en smartluke bestående av to ulike timetyper. Timen 10.30 - 10.40 er booket. Dersom du for smartluken velger "Vis kun første ledige" vil i dette tilfellet følgende timer vises: Før booket time: alle timene i tidsrommet 10.00 - 10.30. Etter booket time: alle timene i tidsrommet 10.40 - 10.55.

Enkeltstående timer

Dersom du ønsker full kontroll over hvilke timer du tilbyr når, kan du sette opp en og en time i ønsket rekkefølge.

Slik gjør du (se hvordan):

1. Dobbeltklikk på tidspunktet på dagen du ønsker at timen skal starte.

2. Velg Opprett timeluke.

3. Velg timen du ønsker å legge til fra listen.

4. Velg antallet timer av denne typen som skal ligge etter hverandre.

5. Klikk Opprett timeluke.

Gjenta og velg andre timetyper for å variere hvilke timer du tilbyr.

Juster ukemalen

• Har du flere like dager i løpet av en uke kan du kopiere en dag og lime den inn på en annen. Du kan også fjerne hele dagen ved behov (se hvordan).

• Har du valgt feil timetyper noen dager, eller ønsker å endre, kan du høyreklikke på seksjonen og endre timetypen eller slette hele seksjonen (se hvordan).

• Lunsj bør ikke være en timetype. Dette, og annet som ikke er timer kan du bruke hendelser til (se hvordan).

• Jobber du ulikt fra uke til uke kan du opprette flere ukemaler.

Klikk Opprett ukemal for lagre ukemalen. Videre må ukemalen legges inn i arbeidsplanen.

Eksempler på typiske ukemaler:

• Lege

• Kiropraktor

• Fysioterapeut

Endre ledige timer direkte i timeboken

Er det plutselig behov for å endre oppbyggingen av timeboken en dag, kan du endre timer til en annen direkte fra timeboken, uten å endre ukemalen. Høyreklikk på den ledige smartluken eller timeluken ute i timeboken, og velg fra listen (se hvordan).

Hold inne Ctrl eller Shift og klikk på flere ledige timer for å endre flere samtidig. For å endre alle timelukene i løpet av en dag, klikk på pilen ved siden av ukedagen og velg Endre dagens timetyper (se hvordan). Merk at dette kun gjelder enkeltstående timeluker og ikke smartluker.

Du kan opprette flere ledige timer direkte i timeboken, hvis du for eksempel skal jobbe lenger en dag, eller skal jobbe på en fridag. På samme måte som i ukemalen dobbeltklikker du på ønsket tidspunkt i timeboken og velger opprett timeluke. Velg den eller de timetypene du ønsker å legge inn (se hvordan). Dette gjør det lettere for kolleger å se hvordan du jobber, samt at timene kan bookes online av pasienter hvis du har valgt dette.

Opprett arbeidsplan

I arbeidsplanen legges ukemalene inn for å planlegge hvordan du jobber i løpet av de neste månedene eller årene. Dette hjelper dere med å se hvordan andre på klinikken jobber, og ferier eller annet fravær kan planlegges enklere.

Planleggingen kan både endres i arbeidsplanen, og direkte i timeboken. Og hvis dere tilbyr online booking, kan ikke pasientene booke timer lenger frem i tid enn hva dere har satt som online begrensninger på timetypen.

Legg til nytt år i arbeidsplan

Om du vil legge til et nytt kalenderår i din arbeidsplan kan du følge stegene nedenfor;

2. Finn din timebok i listen og klikk på Legg til år (se hvor) for å velg året du vil legge til på forhånd.

3. Endre stengte dager hvis behov.

4. Klikk Opprett år (se hvordan).

Du vil nå få opp en ny kalender hvor du kan legge til ukemal.

Legg til ukemal i arbeidsplan

2. Finn din timebok i listen og velg årstall som du vil legge til ukemal i.

3. Hold inne Shift-knappen og klikk på ukene du ønsker å planlegge.

4. Klikk deretter på den ukemalen du ønsker å legge til (se hvordan).

Du kan også klikke på en og en uke for å ikke velge så mange av gangen. Dette gjør det enklere for deg å bygge opp arbeidsplanen din dersom du jobber ulike uker. Legg til ukemalen på samme måte som tidligere.

Ønsker du å legge til stengte dager, klikker du på Stengte dager. Herfra kan du legge til norske helligdager, eller legge til egne stengte dager. Alle timebøkene på klinikken vil automatisk stenges for online booking disse dagene.

Er det en uke du vet du skal være borte eller en dag du ikke er tilgjengelig på klinikken kan du endre det direkte i arbeidsplanen når du holder på. Klikk på ukemalen i den aktuelle uken, og fjern avhukingen på den eller de dagene det gjelder. Dette vil da kun gjelde din timebok (se hvordan).

Deaktivere/aktivere timebok

Når ansatte har sluttet og de har sin egen timebok kan du velge å fortsatt bruke den ved å bytte eierskap til en annen behandler/gruppe eller deaktivere den. Slik kan du deaktivere en timebok:

Velg eller søk opp timeboken som ikke er i bruk og trykk på knappen Deaktiver. Timeboken blir da flyttet til fanen Inaktive.

Dersom du vil aktivere en inaktiv timebok, velg eller søk opp timeboken i fanen Inaktive.

Trykk på timeboken, tilpass oppsettet og deretter klikk på Oppdater timebok. Da blir timeboken aktivert igjen og du kan finne den i fanen Aktive.