Opprett og følg opp faktura

Lær hvordan du oppretter fakturaer og følger dem opp med og uten OCR.

Opprett faktura

1. Opprett regningskort ved å klikke Alt+B.

2. Velg faktura som betalingsmetode.

3. Klikk Print og fakturaen opprettes (se hvordan).

Alle fakturaer som er opprettet legger seg i fanen Fakturaer, under Fakturering i Økonomimodulen (se hvor). Du er selv ansvarlig å sende ut fakturaene.

For å kunne fakturere, sørg for at organisasjonsnummer, adresse og telefonnummer er lagt til på klinikken. Dette legges til i klinikkoppsettet som klinikkadministrator har tilgang til.

Merk at du kun kan fakturere bedrifter med norsk organisasjonsnummer.

Følg opp faktura

Dersom du ikke benytter KID og OCR-filer, må status på hver faktura oppdateres manuelt. Du kan sette faktura som betalt, kreditere eller tapsføre.

1. Klikk på fakturaen du vil endre status på under Fakturaer.

2. Nederst velger du Sett som betalt eller Krediter. Fakturaen legger seg under Arkivert (se hvor). Husk å dobbeltsjekk hvilke regningskort som er lagt til i fakturaen som krediteres. Dersom dere har laget faktura for mer enn ett regningskort, vil alle bli kreditert.

3. Tapsføring er først tilgjengelig når det har gått 6 måneder uten at fakturaen har blitt betalt.

Fakturering og betalingsoppfølging

Dersom betalingsfristen går ut, kan du følge opp med purringer og eventuelle inkassovarslinger ved å klikke Fakturering og betalingsoppfølging (se hvor).

Visningseksempel når du åpner Purring-vinduet.

Oppfølging uten KID og OCR-fil

1. I Åpent vises eventuelle ordre som det ikke er opprettet faktura for. Er det ingen her, hopp over.

2. Under Purring kan du generere purringer for de fakturaene som ikke er blitt betalt innen fristen ved å huke på eller av.

3. Under Inkassovarsel vises de fakturaene som det allerede er generert purringer for, og du kan generere inkassovarsel ved å huke av for de det skal lages varsel for.

4. Under Sendt til inkasso må du selv markere de regningene som er sendt til inkasso - gjennom en inkassoleverandør av eget valg.

5. Under Resultat får du oversikt over hva som genereres.

6. Klikk Generer.

7. Alle fakturaer eller purringer som nå er generert vil vises i oversikten.

8. Print resultat for å printe alle purringene/varslene eller klikk på hver enkelt ordre for å printe en av gangen.

9. Se detaljer, marker som betalt eller tapt med en gang ved å klikke på hver enkelt ordre.

Alle purringer og inkassovarsler legger seg også under fanen Fakturaer.

Oppfølging med KID og OCR-fil

Dersom du har aktivert KID i fakturakonfigurasjonen, kan du i steg 1 laste opp OCR-fil på flere ulike regnskap.

Eksempel på hvordan du kan kjøre OCR-filen gjennom.

1. Velg hvilke(t) regnskap du ønsker å kjøre OCR-filen gjennom.

2. Klikk på Søk i filer og søk etter den lokalt lagrede OCR filen du har lastet ned fra nettbanken.

3. Klikk på Importere og fortsett. (Du kan se på status for faktura nedenfor.)

4. Om du vil skrive ut oppsummering av OCR-innlesing etter opplasting. Klikk så på Skriv ut (se hvor).

5. Fakturaen er nå borte fra Fakturaer og flyttet til fanen Betalingsoppfølging.

Merk at du må sende ut purringene og inkassovarslene selv. Derfor er det alltid mulig å laste ned eller printe ut.

Om du får feilmelding (se eksempel) når du kjører oppfølging med OCR-fil, kan det være to årsaker, (1) filen er ikke i .ocr format eller (2) noen data i filen er ødelagt. Ta kontakt med din bank for å løse det.

Status for oppsummering av OCR-innlesing

Disse statusene viser vellykket registrering av betalingen.

Statusikon	Forklaring
	Betaling er registrert.
	Betaling er allerede registrert.

Dersom betaling ikke kan registreres vises det med rød feilstatus. Hold musepekeren over for å se forklaring (se eksempel).

Status	Forklaring
	Denne fakturaen er kreditert.
	Denne fakturaen er tapsført.
	Innbetalt beløp stemmer ikke overens med beløpet på fakturaen.
	Kontonummeret i betalingen stemmer ikke overens med kontonummeret i regnskap valgt for OCR-innlesing.
	KID-nummer i betalingen stemmer ikke overens med KID-nummer i utstedte faktura.

Ta kontakt med din bank dersom disse statusene kommer opp.

Eksempel på forskjellige statuser når du kjører oppfølging med OCR-fil.