Tilbakemeldinger

I modulen Tilbakemeldinger er det mulig å sende ut spørreskjemaer til pasienter og få oversikt over tilbakemeldingene deres.

Når modulen er konfigurert, får pasienter tilsendt en link via email eller SMS 24 timer etter at timen fant sted. Her blir de bedt om å svare på et spørreskjema.

Tilbakemeldingene kan sees opp mot hverandre, og på den måten kan man avdekke trender over tid og tilbakemeldinger på spesifikke spørsmål, eller individuelt lese hver pasients tilbakemelding.

Tilgang per ansatt

Som klinikkadministrator kan du endre tilgangen til modulen per ansatt.

Deaktivering per bruker

Gå til Konfigurasjon og innstillinger . Under Klinikk, trykk på Ansatte. Klikk på den ansatte du ønsker å deaktivere for. Gå så til fanen Tilgang og Rettigheter og fjern avhuking for å deaktivere datatilgangen for Tilbakemeldings-modulen (se hvordan).

Reaktivering per bruker

Ønsker du å reaktivere modulen for en bruker, kan du som klinikkadministrator følge samme steg som ved deaktivering, men huk på i stedet for av, slik at tilbakemeldinger blir grønn.

Fakturering

Når modulen har blitt deaktivert eller reaktivert for en behandler, vil systemet fange dette opp automatisk og klinikken blir fakturert basert på hvor mange lisenser som er aktive.

Varsler for tilbakemelding

Varslinger kan konfigureres etter dine behov. Varslinger vil kun bli sendt om kriteriene under er oppfylt:

1. Pasienten er kontaktbar - telefonnummer eller epostadresse er lagret på pasientkortet

2. Pasienten er over 18 år

3. Pasienten har sjekket inn på en aktuell timetype i timebøkene du har valgt

Hver enkelt pasient vil ha mulighet til å fylle ut spørreskjema og sende inn tilbakemelding én gang hver tredje måned, uavhengig av antall ganger de har vært på klinikken din.

Dersom pasienten har sent inn en tilbakemelding, vil pasienten ikke motta varsling etter time før etter tre nye måneder. På denne måten unngår du at pasienter blir bombardert med påminnelser, i tillegg sørger det for at du får jevnlige tilbakemeldinger.

Pasienter kan slå av varsler

Pasienter kan reservere seg for fremtidige varsler ved å klikke på linken nederst i spørreskjemaet - dette vil kun påvirke varsler for tilbakemelding. Pasienter vil fortsatt motta varslinger fra andre moduler.

Oppsett

Kun klinikkadministrator på klinikken kan endre konfigurasjonen av Tilbakemeldinger.

Når modulen er aktivert, vil du måtte gjøre følgende før du kan kan starte å samle inn tilbakemeldinger:

1. Slå på varslinger for modulen

2. Velg timetyper og timebøker

3. Tilpass spørreskjemaet

Slå på varslinger

Varslinger for tilbakemeldinger må være aktivert for at pasienter skal bli spurt om å gi tilbakemelding.

Gå til Konfigurasjon og innstillinger → Tilbakemeldinger → Varslinger. Huk av for Aktiver varslinger for tilbakemeldinger.

Konfigurer varslingsinnstillinger

Velg hvordan pasienter skal få varsel om spørreskjema. Vi anbefaler å velge et av de alternativene som har både epost og SMS, slik at pasienter mottar varsling også når en av delene ikke er registrert på pasientkortet.

Velg timetyper og timebøker

Velg hvilke timetyper og timebøker som skal trigge varslinger. Varslinger tilknyttet spørreskjema vil kun sendes ut på valgte timetyper i valgte timebøker.

Velg intervall for varslinger

Velg hvor ofte pasienten skal motta varsel om spørreskjema etter time timeavtale.

Om pasientene ikke besøker klinikken så ofte, eller ikke er medlem av et behandlingsprogram, så anbefaler vi å sette varsel-intervallet på hver (1) time. Dette betyr at pasienten will få et nytt varsel hver gang de besøker klinikken etter tre måneder.

Tilpass spørreskjema

Du kan endre spørreskjemaet ved å gå til Konfigurasjon og innstillinger -> Tilbakemeldinger -> Spørreskjema.

Spørreskjemaet består av spørsmål og en vurderingsskala (1 helt uenig -> 5 helt enig).

Mens du tilpasser skjemaet, vil forhåndsvisningen på høyre side vise endringer du gjør i sanntid.

Start med å legge til overskrift og beskrivelse. Ønsker du at klinikkens navn skal være synlig i skjemaet inkluderer du det her.

Rediger spørsmål

Det finnes seks standardspørsmål som ikke kan redigeres. Du har mulighet å legge til opptil fire spørsmål.

Fjern avhuking på de spørsmålene du ønsker å fjerne fra skjemaet. Du kan legge til egne spørsmål ved å klikke Legg til.

Klikk Lagre når du er ferdig. Pasienter vil nå begynne å motta spørreskjemaet.

Bruk

Sjekke inn pasienter

Vær oppmerksom på at varslinger fra modulen Tilbakemeldinger kun sendes til pasienter som er sjekket inn. Sørg derfor for at pasienter er markert som sjekket inn i timeboken. De kan enten sjekke inn selv, eller markeres som sjekket inn av en behandler.

Sjekk tilbakemeldinger

Når pasienter har fylt ut spørreskjemaet, vil dataen være tilgjengelig i Tilbakemeldinger.

Under Statistikk, viser grafen en kronologisk oversikt over klinikkens Gjennomsnittscore per spørsmål og Net Promoter Score (NPS). Du kan enkelt bytte mellom disse to ved hjelp av ett klikk (se hvordan).

Du kan se Net Promoter Score som en graf som viser prosenten positive svar over tid, eller du kan se totalt antall svar ved å klikke på Antall (se hvor).

Gå tilbake i tid

Du kan få oversikt over trender i tilbakemeldinger tilbake i tid. Velg mellom 3, 6, 9 eller 12 måneder, eller et tidligere år (se hvor).

Klikk på Tannhjulet for å åpne innstillingene for grafen (se hvordan). Skjul spørsmål ved å fjerne avhukingen i listen, eller klikk på Velg kun rader med data registrert slik at du kun får opp spørsmål som har generert svar.

Tilbakemeldinger

Under Individuelle tilbakemeldinger ser du Individuelle tilbakemeldinger fra pasienter. På samme måte som i grafen kan du filtrere tilbakemeldinger basert på dato. Klikk på Tannhjulet for å legge til eller fjerne rader (se hvor).

Databeskyttelse

Pasienter kan velge å forbli anonyme når de fyller ut spørreskjemaet. Alle tilbakemeldinger blir automatisk anonymisert ett år etter du har mottatt tilbakemeldingen.

Ofte stilte spørsmål

Trenger jeg Timeboken for å bruke modulen Tilbakemeldinger? Ja, hvis ikke kan vi ikke sende pasienter en varsling for å spørre dem om de kan fylle ut Spørreskjema.

Må pasientvarslinger være aktivert for Timeboken eller timetypene for å kunne bruke modulen Tilbakemeldinger? Nei, pasientvarslinger trenger ikke være aktivert.

Blir spørreskjemaet sendt selv om jeg har huket av for varslinger på timetyper? Ja, varslinger fra modulen Tilbakemeldinger vil fortsatt bli sendt til pasienter uavhengig av innstillinger på timetypen. Hvis du vil at varsel om spørreskjema ikke skal sendes ut for en bestemt timetype, må du fjerne timetypen fra Valgte timetyper i Konfigurasjon og innstillinger → Tilbakemeldinger → Varslinger.

Kan jeg endre standardspørsmålene? Nei. Dette sørger for at det blir samlet inn nok data for hvert spørsmål. Hvis spørsmålene endres over tid, vil ikke dataen lengre reflektere pasientenes meninger på en nøyaktig måte.

Hva er Net Promoter Score? NPS er andelen av pasienter som er tilbøyelig til å anbefale klinikken til andre (les mer om NPS). Jo høyere score jo bedre. NPS påvirkes kun av spørsmålet “Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale klinikken til en venn eller et familiemedlem?”.

Blir spørreskjemaet sendt til pasienter som har blitt sjekket inn og så sjekket ut igjen? Ja, utsjekking av en pasient vil ikke påvirke om et skjema blir sendt.

Skjemaet pasienter mottar er det samme uavhengig av hvilken timetype pasienten var satt opp på eller hvilken behandler de var hos.

Må pasienter logge inn i EG Pasientsky for å gi tilbakemelding? Nei. Når vi sender ut spørreskjemaet til hver pasient, bruker vi en URL som er unik for hver enkelt. Dette betyr at vi kan se hvem som har fylt ut spørreskjemaet uten å kreve at pasienter må logge inn.

Dette gjør det enklere for pasienter å gi tilbakemelding, og øker mengden tilbakemeldinger klinikken din mottar.

Kan jeg dele en link for å gi tilbakemelding? Nei, ettersom linken til spørreskjemaet er unik for hver pasient er det ikke mulig å dele en link som hvem som helst kan bruke.