Skal klinikken stenge helt ned i forbindelse med sommerferie, kan det være lurt å sjekke følgende:

• Hvordan legge til stengt dag på klinikken din.

• Hvordan endre åpningstider for klinikken din.

• Hvordan endre klinikkens ukeplan for åpningstid for telefoni.

• Les her hvordan du kan skru av pasientdialog for enkelbrukere eller for hele klinikken.

• Informere om nedstengte dager som nyheter på nettsiden deres.

Husk at det ikke holder å legge inn stengt dag som en hendelse i timeboken. Telefonlinjen vil da fortsatt være åpen. Du må legge inn åpningstider i innstillinger i portalen.

• Registrer fravær slik at resten av klinikken vet at du er borte.

• Sett inn vikar i forbindelse med ferie dersom du har behov for det.

• Når du legger til en vikar, legg inn Ansettelsesperiode for å sette perioden vikaren har tilgang til klinikken.

Klikk på bildet for å forstørre

Husk å ikke deaktiver pasientkontakt på ansattekortet da det vil påvirke vikar.

Har du integrasjon med HelseNorge har du tre muligheter når du skal ha ferie:

• Sette inn vikar.

• Velge om dialoger skal håndteres av noen andre.

• Gjøre alle tjenester utilgjengelig.

Det kan også være lurt å informere om ferie/fravær i Helse Norge.

Dersom du skal jobbe som normalt, eller begrenset kan det være greit å sjekke følgende:

• Se hvordan du kan ta ut måneds - og årsrapport her.

• Dersom en ny ansatt skal begynne viser vi her hvordan du kan legge til en ny ansatt. Merk at en ny lisens opprettes når du legger til en ny ansatt på klinikken.

• Legge ut informasjon om endrede åpningstider på nettsiden.

• Ta i bruk maler og spar tid - Les hvordan du oppretter dialogmaler, dokumentmaler eller journalmaler.

• Legge til et nytt kalenderår i din arbeidsplan for å forberede for nytt år.

• Dersom du har litt tid til overs, kan du ser på våre tips for hvordan du kan rydde opp i systemet.

• Les mer om hvordan du kan være tilgjengelig for pasienter via videokonsultasjon.

• Skal du være mindre tilgjengelig kan du skru av e-konsultasjoner.

• Vær tilgjengelig på personlig telefon når du er avlogget fra portalen.

• Du har også mulighet til å skru av kommunikasjonstyper per bruker

• eller blokkere dager eller timer.

Skal du til utlandet, men trenger å være tilgjengelig er det ingen problem å ta med seg dataen. De samme tipsene gjelder her som for hjemmekontor eller hyttekontor, men husk på at du bør sjekke ut om du behøver en VPN slik at du kan utføre arbeidet ditt.

Du bør også sjekke at internetthastighet er god nok og om du bruker en annen datamaskin enn normalt. Disse spesifikasjoner bør oppfylles:

• Dersom det er første gang du jobber med journalsystemet, ta i bruk en av introduksjonsvideoene.

• Hele brukermanulen er søkbar så du kan finne akkurat den informasjonen du trenger. Bruk søkefeltet om emner du lurer på.

• Bruk Info-ikonet i journalsystemet for å åpne brukermanualen eller lær om hurtigtaster.

• Skal du ha eget regnskap, les mer om hvordan du kan opprette regnskap.

• Skal du ha egen timebok, les mer om hvordan du kan opprette timebok.

• Husk å send Helfo-oppgjøret før du er ferdig i systemet, og i såpass god tid slik at du rekker å rette opp i eventuelle avviste ordre.

• Økonomirapporter i forbindelse med selvangivelse bør tas ut før brukeren blir deaktivert i systemet. Les om Rapporter.

Den ansatte kan få problemer med å eksportere rapporter dersom dette ikke gjøres før lisensen er avsluttet. Behandleren må da legges inn som ansatt på nytt for å gjennomføre eksportering da det kan by på problemer hvis en annen ansatt prøver å gjøre det for de i ettertid.

Timetypene på klinikken er felles for alle. Ved å deaktivere timetyper som ikke lenger er i bruk, får du færre timetyper å navigere mellom og oppsettet og bruk av timeboken blir mer effektiv.

Klikk på bildet for å forstørre

For mange maler kan gjøre det vanskelig å navigere når de skal brukes.

Rydd opp private postmaler som ikke lenger brukes. Postmaler kan ikke slettes, kun deaktiveres. Slik gjør du det:

Klikk på bildet for å forstørre

Rydd opp i de journalmalene du ikke bruker. Åpne Konfigurasjon og innstillinger , under Journal, og klikk på Journalmaler. Klikk på malen du ønsker å slette, og klikk Slett.

Klikk på bildet for å forstørre

Sørg for orden i ansattlisten og få bedre oversikt over klinikken på plattformen.

Fjern de ansatte fra listen som ikke lenger jobber på klinikken.

Klikk på bildet for å forstørre

Ønsker du å redigere en enkelt ansatt, klikk på vedkommende fra listen og gjør de endringene du ønsker. Du kan for eksempel sette en ansettelsesperiode. Når den perioden er ferdig vil ikke vedkommende lenger ha tilgang til klinikken. Rydd opp i ansattlisten/slett ansatte som ikke lengre er aktive på klinikken for unngå å bli fakturert for vedkommendes lisens.

Med et tastetrykk kan dere fjerne de gruppene som ikke lenger er i bruk. Klikk på krysset og gruppen er fjernet.

Grupper kan dere velge som mottaker av kommunikasjonstyper som for eksempel e-dialoger. Sørg for at dere ikke velger feil gruppe, eller en gruppe som ikke lenger brukes ved å rydde opp i de.

Klikk på bildet for å forstørre

Dere kan også rydde opp i medlemmene ved å endre medlemskriteriene. Kanskje finner dere ansatte som ikke lenger jobber på klinikken? Sjekk ut hvordan du setter opp grupper her.

Har klinikken mange regnskap som ikke brukes? Det kan være en fordel å deaktivere disse slik at oversikten over regnskap er så ryddig som mulig. Unngå å føre regningskort på et regnskap som ikke brukes.

Legg merke til at dere kun kan deaktivere regnskap, men ikke slette det. Se hvor enkelt dere kan deaktivere regnskap.

Klikk på bildet for å forstørre

Deaktiver timebøker som ikke brukes og få mer oversikt. Dette kan være ekstra til hjelp for helsesekretær/sekretærer som setter opp timer for alle på klinikken

Slik deaktiverer du en timebok:

Klikk på bildet for å forstørre

Maler er et effektiv verktøy for å gjøre kommunikasjon enklere. Kanskje har du maler med informasjon som ikke lenger er relevant?

Rydd opp i klinikkens postmaler som ikke lenger brukes. Postmaler kan ikke slettes, kun deaktiveres Klikk på bildet for å forstørre

For å rydde opp i dokumentmalene til klinikken, åpne Konfigurasjon og innstillinger , under Journal, og klikk på Dokumentmaler. Klikk på malen du ønsker å slette, og klikk Slett.

Klikk på bildet for å forstørre

Få kontroll på klinikkens kunder og kontakter ved å fjerne de som ikke lenger har en relasjon til klinikken.

Fjern kontakter fra kontaktlisten som ikke lenger brukes ved å enkelt klikke på X-ikonet i oversikten.

Klikk på bildet for å forstørre

Er det bedrifter som ikke lenger har tilknytting til klinikken, kan disse deaktiveres.

Klikk på bildet for å forstørre